Uppföljning och avvikelser

Registrera en ombedömning när ni åter värderar leverantören. Registrera en avvikelse när ni upptäcker en särskild brist, till exempel en felaktig leverans. Båda finns kvar som underlag för nästa uppföljning.

Planera nästa ombedömning

1. Öppna leverantören och ange uppföljningsintervall och nästa datum där fälten visas.
2. Utgå från leveransens betydelse och er egen rutin.
3. Följ kommande eller försenad uppföljning i att-göra-listan.
4. Registrera en manuell granskning på leverantören eller slutför granskningen av en inlämnad leverantörsbedömning.
5. Ange resultat, kommentar och relevanta bilagor. När en granskning slutförs beräknas nästa granskningsdatum från genomförandedatum och leverantörens intervall. Kontrollera det nya datumet.

Intervallet är en planeringsuppgift. Produkten avgör inte åt er hur ofta en viss leverantör måste bedömas.

Registrera en avvikelse

En reklamation, en revisionsobservation eller ett bristande svar kan vara grund för en avvikelse.

1. Öppna leverantörens avvikelser eller avvikelseöversikten.
2. Ange titel, källa, allvarlighetsgrad och när avvikelsen inträffade.
3. Beskriv vad som hänt och vem som ansvarar för uppföljningen.
4. Dokumentera omedelbar åtgärd, grundorsak och leverantörens svar när dessa blir kända.
5. Lägg till underlag eller en extern referens om ärendet också hanteras i ett annat system.

Följ status till avslut

Status	Betydelse i arbetet
Öppen	Bristen är registrerad och behöver hanteras
Åtgärd vidtagen	En åtgärd har dokumenterats
Verifierad	Resultatet har kontrollerats
Stängd	Ärendet är avslutat

Du kan stänga en avvikelse utan verifiering; det noteras särskilt i historiken. Efter verifiering behöver avvikelsen öppnas igen innan du ändrar uppgifter som beskriver bristen eller dess åtgärd. Välj därför status efter det ni faktiskt gjort.

Exempel

Nordverk får en felaktig leverans. Inköparen registrerar en reklamation som avvikelse, dokumenterar leverantörens korrigering och verifierar nästa leverans innan ärendet stängs. Vid nästa ombedömning kan historiken användas som underlag.

Använd åtgärder när arbetet behöver delas upp mellan flera personer och rapporter för sammanställningar.