Register och kontakter

Leverantörsregistret samlar era leverantörer med ansvar, kontaktuppgifter och underlag. En leverantör kan ha flera kontakter. Företagets allmänna mejladress och kontakten som ska få en bedömning är skilda uppgifter.

Innan du börjar

Du behöver åtkomst till leverantörsfunktionerna. Bestäm vilka leverantörer som ska ingå och vem hos er som ansvarar för uppföljningen. Börja gärna med ett mindre urval.

Registrera en leverantör

1. Öppna Leverantörer i ChainSec.
2. Välj att lägga till en leverantör och ange namn och de företagsuppgifter ni har.
3. Ange intern ansvarig och verksamhetspåverkan där det är relevant.
4. Lägg till kontakterna som ni behöver i samarbetet.
5. Välj primär kontakt och spara.

Primär kontakt används som förval när du skickar bedömningar. Kontakten kan sakna mejladress, men kan då inte ta emot ett utskick. Lägg till en adress eller välj en annan kontakt för utskicket.

Importera från Excel via CSV

1. Öppna importfunktionen i leverantörslistan och hämta importmallen.
2. För över era uppgifter till mallen. Behåll kolumnrubrikerna.
3. Spara filen som CSV och ladda upp den.
4. Granska förhandsvisningen och rätta rapporterade fel innan du importerar.
5. Kontrollera de importerade leverantörerna, deras kontakter och status.

Exempeldata. Hämta mallen, fyll i den och ladda upp CSV-filen. Öppna bilden för full storlek.

Mallen skiljer på email (företagets mejladress) och contactEmail (kontaktens mejladress). Kontaktkolumnerna skapar en primär kontakt när namn, mejladress eller telefon finns; enbart en roll räcker inte.

Importen lägger till leverantörerna som godkända. Den startar alltså inte samma onboarding som när du registrerar en leverantör manuellt. Importera bara leverantörer vars status ni kan stå för.

Organisera registret

Använd leverantörsgrupper för exempelvis leveranstyp, inköpsområde eller ansvarig funktion. Verksamhetspåverkan beskriver hur beroende ni är av leverantören. Använd exempelvis grupperna ”Transport” och ”IT-drift”. Verksamhetspåverkan har nivåerna låg, medel, hög och kritisk. Den ersätter inte en separat riskbedömning.

Exempel: från kalkylblad till uppföljning

Illustrativt arbetsflöde med ett fiktivt företag. Nordverk har leverantörsnamn i ett kalkylblad, kontaktuppgifter hos inköp och certifikat i en separat mapp. Kvalitetsansvarig vill att en kollega ska kunna följa upp en leverantör utan att först leta efter underlaget på flera ställen.

1. Inköp väljer ett mindre urval befintliga, godkända leverantörer och rensar dubbletter före importen.
2. Uppgifterna förs över till importmallen. Företagets adress och kontaktens adress placeras i rätt mejlkolumner.
3. Efter importen öppnar kvalitetsansvarig varje leverantör, kontrollerar kontakten och anger intern ansvarig. Ansvar och grupper kompletteras i registret.
4. Befintliga avtal och certifikat läggs till med kontrollerade datum.
5. För en utvald leverantör skickas en bedömning. Ansvarig granskar svaret och planerar nästa uppföljning.

Kontrollera resultatet: kollegan ska kunna hitta kontakt, ansvarig och dokument på leverantören och se vilket nästa steg är. Importerade leverantörer är redan godkända; använd onboarding för en ny leverantör som ska genomgå er introduktion.

Kontrollera resultatet

Sök fram en importerad eller registrerad leverantör. Kontrollera namn, status, kontaktens mejladress och intern ansvarig innan du skickar något. Fortsätt med onboarding eller en leverantörsbedömning.