Behandlingsaktiviteter

En behandlingsaktivitet beskriver en personuppgiftsbehandling: varför ni behandlar uppgifterna, vilka uppgifter som ingår, vem som får dem och hur de hanteras. Koppla informationstyper och system till posten för att hålla beskrivningen samlad.

Förbered underlaget

Ta reda på varför behandlingen görs, vilka personuppgifter som används, vilka som berörs och vem som ansvarar. Ta också reda på vilka system och mottagare som ingår och om uppgifter förs utanför EES. Be verksamhetsansvarig reda ut det som saknas innan ni betraktar registret som färdigt.

Skapa en behandling

1. Öppna Behandlingar och skapa en post.
2. Fyll i grunduppgifterna: namn, ändamål, er roll, verksamhetsansvarig och nästa granskning.
3. Lägg till informationstyper med rättslig grund, lagringstid och gallringsprincip.
4. Koppla de tillgångar som behandlingen använder.
5. Beskriv delningen: leverantörer, mottagare, överföringar och säkerhetsåtgärder.
6. Gå igenom sammanfattningen och skapa behandlingen. Öppna den sparade posten och kontrollera kopplingarna.

Exempeldata. Guiden går från Grund till Informationstyper, Tillgångar, Delning & säkerhet och Översikt. Öppna bilden för full storlek.

Roller och överföringar

Produkten låter er dokumentera om organisationen är personuppgiftsansvarig, gemensamt ansvarig eller personuppgiftsbiträde. Ni behöver själva avgöra vilken roll som gäller.

Om ni anger att tredjelandsöverföring förekommer behöver ni också fylla i detaljerna. Att markera en ruta eller beskriva skyddsåtgärder innebär inte att överföringens laglighet har verifierats.

Följ upp behandlingen

Använd statusarna Utkast, Aktiv och Avvecklad för att visa om beskrivningen är under arbete, används eller gäller en behandling som upphört. Nästa granskningsdatum hjälper er upptäcka vad som behöver uppdateras. Gå igenom uppgifterna när system, leverantör, ändamål eller hantering ändras.

Exempel: dokumentera lönehanteringen

Illustrativt arbetsflöde med ett fiktivt företag. Nordverks löneansvariga känner till hanteringen, medan IT ansvarar för uppgifterna om lönesystemet. De går igenom underlaget tillsammans.

1. Löneansvarig beskriver ändamål, berörda personer, uppgifter, mottagare och ansvar.
2. IT hjälper till att beskriva lönesystemet som en tillgång. Relevanta informationstyper kopplas till behandlingen.
3. Ansvarig dokumenterar lagringstid, gallringsprincip och delning samt går igenom sammanfattningen.
4. En kollega öppnar den sparade posten och kontrollerar att beskrivningen stämmer med verksamhetens hantering.
5. När lönesystemet eller mottagarna ändras granskas posten igen och uppdateras.

Kontrollera resultatet: det ska gå att följa varför uppgifterna behandlas, vilka system och mottagare som ingår och vem som ska hålla beskrivningen aktuell.

Exportera registret

CSV-exporten från behandlingsregistret samlar behandlingarnas dokumenterade uppgifter. Granska att innehållet är aktuellt och tillräckligt för ert syfte innan ni delar det. Se rapporter och underlag.