Beskriv informationstyper

En informationstyp namnger information som behandlas, exempelvis ”Kontaktuppgifter till anställda”. Återanvänd samma typ i flera behandlingsaktiviteter när det är samma slags information.

Informationstypen beskriver informationen. Tillgången beskriver exempelvis systemet. Behandlingsaktiviteten beskriver vad ni gör med informationen och varför.

Skapa och använd en informationstyp

1. Öppna en behandlingsaktivitet.
2. Gå till delen för informationstyper och sök efter en befintlig typ.
3. Om en lämplig typ saknas, skapa den via sökfältets skapafunktion.
4. Ange namnet när du skapar typen. Använd Hantera för att lägga till eller ändra beskrivningen.
5. Koppla informationstypen till behandlingen.
6. Ange rättslig grund, lagringstid och gallringsprincip för kopplingen i behandlingen.

Namnge informationen

”Kontaktuppgifter till kundkontakter” är mer användbart än ”Data”. Skilj på typer när skillnaden behövs för att förklara behandlingen eller dess regler. Sök efter en befintlig typ innan du skapar en ny.

Samma informationstyp kan användas i olika behandlingar med olika rättslig grund och lagringstid. Dessa uppgifter hör därför till hur informationstypen används i den enskilda behandlingen.

Hantera flera informationstyper

Via hanteringsfunktionen kan ni ändra organisationens typer och importera namn och beskrivningar från CSV. Hämta mallen i produkten, behåll kolumnrubrikerna name och description och granska förhandsvisningen innan importen bekräftas.

Använd unika namn inom organisationen för att undvika att flera poster beskriver samma information. En informationstyp som är kopplad till en behandling kan inte tas bort. Ta först bort kopplingen från de berörda behandlingarna om typen inte längre ska användas.

Exempel

Nordverk använder informationstypen ”Anställdas kontaktuppgifter” i både personaladministration och kriskommunikation. Varje behandling får en egen dokumentation av ändamål, rättslig grund och lagringstid.

Kontrollera resultatet genom att öppna behandlingen igen och läsa den kopplade informationstypen tillsammans med dess villkor. Fortsätt med behandlingsaktiviteter.