Avtal och dokument

I ChainSec registrerar du leverantörsavtal som egna poster och kopplar dokument till dem. Certifikat och andra dokument kan samtidigt ha egen giltighetstid. Avtalets tidsfrister och dokumentets utgångsdatum följs upp separat.

Registrera ett avtal

1. Öppna leverantören och fliken för dokument.
2. Välj att lägga till ett avtal och ange titel och startdatum.
3. Ange slutdatum om avtalet har ett bestämt slut. Lämna det tomt för ett tillsvidareavtal.
4. Ange automatisk förlängning, förlängningsperiod och uppsägningstid när det gäller.
5. Välj ansvarig eller låt avtalet följa leverantörens ansvariga.
6. Koppla tillhörande dokument och spara.

Kontrollera villkoren mot det undertecknade avtalet. ChainSec beräknar frister från de uppgifter ni registrerar; det är inte en tolkning av avtalstexten.

Förstå bevakningen

Bevakningen kontrolleras veckovis och använder följande tidsfönster:

Händelse	När påminnelsen blir aktuell
Sista uppsägningsdag	Inom 60 dagar och på nytt inom 14 dagar
Avtal som inte förlängs	Inom 30 dagar före slutdatum

Det är tidsfönster, inte en garanti om mejl exakt 60, 14 eller 30 dagar före fristen. Ett tillsvidareavtal utan slutdatum har ingen beräknad frist. Automatisk förlängning flyttar perioderna enligt de registrerade villkoren.

Avtalets status ändras inte automatiskt när ett datum passerar. Kontrollera både status och de beräknade datumen när ni avgör om avtalet fortfarande gäller.

I avtalsöversikten kan du söka, filtrera och exportera avtal över flera leverantörer. Redigering görs på den enskilda leverantören.

Lägg till certifikat

1. Ladda upp dokumentet på leverantören.
2. Ange dokumenttyp och, om dokumentet har ett utgångsdatum, giltighetstid.
3. Kontrollera att datumet motsvarar dokumentets giltighet.
4. Följ upp dokument som närmar sig utgångsdatum.

Påminnelser om utgående dokument går till interna ansvariga eller administratörer. Produkten begär inte automatiskt ett förnyat certifikat från leverantören.

Vanliga frågor

Försvinner filen om avtalet tas bort? Dokumenten behålls när avtalet tas bort. Kopplingen till avtalet tas bort.

Är en dokumentbilaga samma sak som ett avtal? Nej. Avtalsposten beskriver villkor och bevakning; filen är underlaget.

Fortsätt med uppföljning och avvikelser.