Onboarding och godkännande

En onboardingprocess samlar stegen ni vill genomföra innan ni godkänner en leverantör. Processen följer en processmall med steg som slutförs manuellt eller enligt ett fördefinierat villkor.

Förstå begreppen

• Processmall: de gemensamma stegen för en viss typ av onboarding.
• Onboardingprocess: en leverantörs pågående genomgång av sin valda processmall.
• Onboardingsteg: en uppgift eller ett villkor i processen.

En processmall är något annat än frågeformuläret i en leverantörsbedömning eller mallen till en checklista.

Genomför onboarding

1. Registrera leverantören.
2. Öppna leverantören och kontrollera vilken processmall processen följer.
3. Gå igenom stegen som visas. Manuella steg kryssar du av själv. Övriga steg får sin status från leverantörens uppgifter eller granskningar.
4. Kontrollera att resultatet är dokumenterat innan processen avslutas.
5. Välj att godkänna leverantören, skriv en motivering om den behövs och bekräfta. Kontrollera att statusen ändrats till godkänd.

Du kan godkänna leverantören även om alla steg inte är klara. Det är ett medvetet beslut: avslutet sparar de steg och resultat som fanns då. Kontrollera därför kvarstående steg före bekräftelsen.

Välj och ändra processmall

Processmallarna hanteras under Inställningar → Leverantörer. Nya leverantörer kan få processmall från sina leverantörsgrupper eller från organisationens standard. Om grupperna anger olika mallar behöver ett val göras.

Ändringar i en processmall påverkar pågående processer som använder mallen. Genomförda processers historik ändras inte. Att byta organisationens standard eller leverantörens grupp flyttar inte automatiskt en befintlig process.

Godkänd och inaktiverad

En godkänd leverantör är aktiv och har passerat onboarding. Inaktivering är en separat sak: den beskriver om leverantören är tillgänglig, inte hur långt introduktionen kommit. Kontrollera därför båda delarna när du granskar registret.

Exempel

Nordverk vill kontrollera kontaktuppgifter, samla ett certifikat och granska en bedömning innan en ny leverantör tas i bruk. Stegen hör hemma i onboardingprocessen. Nästa års ombedömning hör hemma i löpande uppföljning.

Nästa steg är att ta fram den godkända leverantörslistan.